公司管理規(guī)定內(nèi)外事務(wù)公文

公司內(nèi)外事務(wù)文件管理規(guī)定

第一個條目

為使公司公文處理規(guī)范化、制度化，結(jié)合公司實際情況，制定本規(guī)定。

第2條定義

是指在公司內(nèi)部以及與其他組織之間形成的處理組織內(nèi)外部事務(wù)的各種聯(lián)系和記錄的文本。

第三條使用的公文種類

公司使用的公文類型有:決定、決議、公告、通知、通告、章程、制度、條例、規(guī)定、報告、請示、批復(fù)、信函、會議紀要、工作記錄、工作簡報、大事記、公告。

第四條公文格式

從格式上看，公司目前的公文分為四類，分別是紅頭文件、內(nèi)部溝通、會議紀要、工作報告。每個正式文件格式器的詳細信息見附件。

1、紅頭文件

適用范圍:主要用于印發(fā)公司或公司一級部門的重要文件，如制度、規(guī)定、重要工作計劃、機構(gòu)及人員變動等。公司一級部門的所有紅頭文件必須抄送公司領(lǐng)導(dǎo)和公司行政人事部，公司二級及以下部門不得下發(fā)紅頭文件。

2.內(nèi)部打開和關(guān)閉

適用范圍:主要用于內(nèi)部日常工作或內(nèi)部工作聯(lián)系的公司或部門的一般文件。

3.會議紀要

適用范圍:主要用于記錄公司或部門業(yè)務(wù)和重要工作會議的主要內(nèi)容和決議。

4.工作報告

適用范圍:主要用于下級機構(gòu)定期向上級機構(gòu)匯報工作情況和工作計劃，提出工作建議的文件。公司的工作報告分為三種:周工作報告、月工作報告、年工作報告。

第五條公文處理格式

公司公文處理單是某公司的公文審批單(見附件)，適用于處理各類公文。

第六條公文的分類

公司公文的密級分為普通、機密、絕密三級。具體密級和保密期限由擬任部門根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定提出。

第七條公文處理時限

除另有規(guī)定外，公文辦理時限一般為2個工作日，公文每個分流環(huán)節(jié)時限為0.5小時，審批環(huán)節(jié)時限為1個工作日，緊急公文需要即時辦理的。

第八條公文處理程序

文件處理程序一般分為五個階段:文件簽發(fā)、文件分發(fā)、文件閱讀、文件反饋和跟蹤、文件清理、歸檔和銷毀。

1.正式文件的發(fā)布

(1)簽發(fā)權(quán)限:公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理/總經(jīng)理助理在授權(quán)范圍內(nèi)，可以簽發(fā)以公司名義發(fā)出的紅頭文件、內(nèi)部通知等公文；各部門負責人可在規(guī)定權(quán)限內(nèi)以本部門名義發(fā)布公文。

(2)簽發(fā)方式:'以公司名義書寫的公文'經(jīng)審核簽字后加蓋公司公章簽發(fā)，但公司內(nèi)部書寫也可以簽發(fā)人簽字簽發(fā)。

2.文件分發(fā)

(1)公司主要采用簽收、傳真、電報、郵寄、電子郵件等公文發(fā)放方式。一般情況下，公文分發(fā)應(yīng)采取簽到的形式(重要公文如公司機密及以上公文、人事信息等。需要用信封封好，專人遞送)。如果文件通過其他方式分發(fā)，分發(fā)人員應(yīng)做好跟蹤和記錄。

(2)收文人員應(yīng)對公文的信封、文件、文號、密語等進行核實。其中有一項不正確的，應(yīng)立即通知發(fā)證機構(gòu)，并登記錯誤單據(jù)。被封存的文件應(yīng)當拒絕簽收。

(3)各部門公文經(jīng)行政人事部審核后發(fā)現(xiàn)格式或內(nèi)容有重大錯誤的，應(yīng)退回原部門重新起草。

(4)相關(guān)人員在工作中應(yīng)積極、準確、快速地處理公文，并嚴格遵守公司的保密制度，不泄露或泄露公司機密。

3.文件閱讀辦公室

公司領(lǐng)導(dǎo)收到公文后，會做出處理意見(發(fā)文或回復(fù)等。)在公文上。

4.記錄反饋和跟蹤

行政人事部收到公司領(lǐng)導(dǎo)的批示后，應(yīng)盡快將批示及原件反饋給擬任部門(同時保留復(fù)印件)。

5、文件的清理、歸檔和銷毀

各部門文員或相關(guān)人員每周整理一次收發(fā)文件，有歸檔價值的文件按公司檔案管理制度移交給檔案管理部門。

第九條補充規(guī)定

1.本制度自頒布之日起實施，由行政人事部負責解釋和修改。

2.附件:紅頭文件模板、內(nèi)開模板、會議紀要模板、工作報告模板、文件審批表模板。